martes, 26 de octubre de 2010

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ARCHIVOS

Ventajas
Gestión y control efectivo, sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos. También facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, seguridad y fiabilidad de la información  y documentos de gran valor para la organización.


Desventajas
Cuando un sistema de archivo se hace por área de empresa la desventaja es que la información no está consolidad en una sola parte, en cada dependencia hay una persona para el manejo del archivo o  no hay nadie.
Se pierde tiempo y se debe contactar a varias personas para obtener la información.
 La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona)

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